Mai 2025 | Die digitale Prüfdokumentation

Die digitale Prüfdokumentation

Die Digitalisierung verändert viele Prozesse in Unternehmen – auch die Art und Weise, wie Prüfungen dokumentiert werden. Wo früher Durchschläge und Papierakten dominierten, sind heute digitale Prüfprotokolle, Cloudspeicherung und automatisierte Erinnerungsfunktionen im Einsatz. Klingt nach Effizienzgewinn – doch birgt dieser Fortschritt auch neue Anforderungen? Wer auf digitale Prüfdokumentation setzt, muss sicherstellen, dass sie nicht nur technisch, sondern auch rechtlich auf sicheren Beinen steht. Die Erfahrung zeigt: Viele Unternehmen sind sich der Stolperfallen nicht bewusst, die mit der digitalen Archivierung und Verarbeitung von Prüfdaten einhergehen.

01 | Rechtlicher Rahmen

Die Betriebssicherheitsverordnung (§ 14 BetrSichV) und die DGUV Vorschrift 3 verpflichten Unternehmen, Prüfungen von elektrischen Anlagen und Betriebsmitteln nachweislich durchzuführen und zu dokumentieren. Dabei gelten auch für digitale Prüfberichte dieselben Grundsätze wie für papierbasierte Unterlagen:

• Nachvollziehbarkeit: Die Prüfungen müssen eindeutig zugeordnet und zeitlich nachvollziehbar sein.
• Integrität: Einmal erstellte Berichte dürfen nicht ohne Nachweis verändert werden können.
• Verfügbarkeit: Prüfprotokolle müssen jederzeit auffindbar und im Ernstfall vorlegbar sein – etwa bei einem Arbeitsunfall, einer behördlichen Prüfung oder einem Audit.

Hinzu kommt: Sobald personenbezogene Daten im Spiel sind (z. B. Name des Prüfers, Standortdaten, Unterschriften), greift die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Hier entstehen neue Anforderungen, insbesondere an die Speicherung, Zugriffskontrolle und Löschkonzepte.

02 | Praktische Herausforderungen

Obwohl viele Betriebe längst digital dokumentieren, stoßen wir in der Praxis häufig auf kritische Schwachstellen, etwa:

• Keine klare Zuständigkeit für Archivierung und Datenpflege
• Speicherung von Prüfprotokollen in nicht gesicherten lokalen Verzeichnissen
• Verlorene oder unauffindbare Dokumente bei Systemumstellungen
• Protokolle ohne zeitlichen oder personellen Bezug (z. B. fehlende Prüferangaben)
• Nutzung von Prüfsoftware ohne DSGVO-konforme Datenschutzerklärung
• Keine automatische Datensicherung oder unvollständige Backups

Im schlimmsten Fall kann das bedeuten: Eine ordnungsgemäße Prüfung kann nicht belegt werden, was rechtliche und haftungsrechtliche Konsequenzen für Arbeitgeber, VEFK, Anlagenverantwortliche oder den Prüfer selbst bedeuten kann.

03 | Technische und organisatorische Lösungsansätze

Die gute Nachricht: Mit durchdachten Strukturen und geeigneten Tools lassen sich diese Risiken deutlich reduzieren. Unternehmen sollten darauf achten, dass ihre Prüfdokumentation…

• …mit einer zertifizierten Prüfsoftware erfolgt (z. B. mit manipulationssicheren PDF-Ausgaben, Prüferzuordnung, Zeitstempeln)
• …regelmäßig gesichert und revisionssicher archiviert wird (z. B. verschlüsselte Cloudspeicherung oder lokale Server mit Backup)
• …nur durch autorisierte Personen bearbeitet werden kann (Rollenkonzept, Zwei-Faktor-Authentifizierung)
• …einen definierten Lebenszyklus hat (inkl. Aufbewahrungsfrist, Löschkonzept, Archivierungsplan)
• …klaren internen Richtlinien und Verantwortlichkeiten unterliegt

Ein besonderer Fokus sollte dabei auf der Wiederauffindbarkeit und Lesbarkeit liegen: Prüfprotokolle müssen auch nach Jahren noch lesbar und eindeutig zuordenbar sein – unabhängig von Updates, Systemwechseln oder Personalveränderungen.

04 | Zusammenarbeit mit externen Prüfdienstleistern

Viele Unternehmen lagern ihre Prüfpflichten an externe Dienstleister aus – etwa um eigene Kapazitäten zu entlasten oder Prüfprozesse professionell und normgerecht durchführen zu lassen. Dabei wird oft davon ausgegangen, dass auch die digitale Dokumentation automatisch rechtskonform erfolgt. Doch die Verantwortung bleibt im Unternehmen. Beim Einsatz externer Dienstleister sollte daher darauf geachtet werden, dass…

• …die Prüfberichte vollständig, nachvollziehbar und systematisch übergeben werden
• …die Datenspeicherung DSGVO-konform erfolgt – insbesondere wenn Cloudsysteme oder Plattformlösungen verwendet werden
• …klare Vereinbarungen zur Zugriffsregelung und Archivierungsdauer getroffen werden
• …die Prüfdaten nicht verloren gehen, wenn ein Dienstleister gewechselt oder der Vertrag beendet wird
• …das Unternehmen jederzeit Zugriff auf die digitalen Protokolle hat – unabhängig von der Prüfsoftware des Dienstleisters